La prima fase del processo partecipativo prevede le seguenti azioni:
1. Kick Off del progetto con un incontro in plenaria con tutti i dirigenti scolastici, il personale docente e non docente degli Istituti Comprensivi interessati, ovvero le scuole primarie di primo e secondo grado, per delineare l’attuale offerta formativa pomeridiana e le possibili nuove opportunità, i vincoli e le responsabilità gestionali dell’edificio, i bisogni della scuola.

Obiettivo: questa mappatura costruirà le cornici di contesto e lo scenario di lavoro condiviso per dare vita a proposte operative realizzabili e concrete rispetto ai singoli Istituti che poi dovranno attuarle, evitando di mettere in campo soluzioni o proposte che poi si rivelino non praticabili e, al contempo, poter considerare progettualità e azioni che valorizzino le peculiarità dei singoli contesti. Questa mappatura sarà condotta prevalentemente con metodi qualitativi, quali la realizzazione di gruppi di lavoro e/o focus group.

In parallelo saranno realizzate in sequenza due azioni rivolte agli utenti diretti del progetto, genitori e bambini frequentanti le scuole primarie di primo e secondo grado:

2. ‘Alfabetizzazione’ e ‘apprendimento’ volta ad allineare gli utenti del progetto sulle caratteristiche del contesto, sulle problematiche aperte, sui rischi dello status quo e le opportunità da cogliere attraverso la sperimentazione di nuovi modelli; agli utenti saranno quindi forniti dossier sulla condizione delle istituzioni scolastiche e un’atlante delle condizioni del loro quartiere dove saranno rappresentati graficamente i dati socio-economici, l’offerta attuale dei servizi, i luoghi sociali ed educativi ecc..
Obiettivo: costruire un pubblico informato e una riduzione dei bias presenti per migliorare le deliberazioni, la qualità della consapevolezza e della famigliarità degli utenti con la domanda di policy e per dare l’opportunità di considerare una gamma di prospettive presentate anche da esperti, stakeholder e gruppi interessati. Alle famiglie sarà data la possibilità di richiedere approfondimenti e/o di dialogare con altri esperti o stakeholder se ritengono che manchino informazioni o necessitino di ulteriori chiarimenti;

3.Survey su un campione statisticamente significativo estratto in maniera casuale tra tutti gli alunni iscritti all’a.s. 2025/2026 delle scuole primarie e delle scuole secondarie di primo grado degli Istituti Comprensivi coinvolti. In particolare, il campione sarà stratificato tenendo conto di criteri anagrafici (classe frequentata dall’alunno) e territoriali (sede scolastica frequentata) e avendo cura di rappresentare tutte le categorie di alunni. Il questionario sarà rivolto alle famiglie degli alunni inseriti nel campione e agli stessi minori, prevedendo domande dirette agli alunni grazie a modalità di compilazione dedicate e supportate da personale adulto qualificato. Si avrà cura di includere nel campione stratificato sia i bambini stranieri sia quelli con diverse abilità.
Obiettivo della survey sarà indagare:
- i bisogni, in termini sociali, educativi, culturali
- i comportamenti attuali di soluzione di questi bisogni
- le esigenze che restano insoddisfatte, le possibili alternative e la predisposizione a percorrerle
- le potenzialità in termini di competenze, saper fare, inclusione, mutuo-aiuto ecc. delle famiglie dei bambini e dei ragazzi

Il primo step della fase di co-progettazione sarà la scelta da parte del Comune di alcuni (probabilmente due) istituti scolastici in cui sperimentare la fase di co-design dei servizi pomeridiani. Verranno individuati sulla base di criteri quali: l’assenza o la scarsità di offerta di servizi nella fascia 6-14 anni, la presenza di soggettività potenzialmente in grado di offrire soluzioni, anche in una dimensione di rete, l’interesse effettivo dell’istituto scolastico a sperimentare soluzioni innovative, le caratteristiche socio-demografiche del quartiere (tasso di scolarizzazione, reddito pro-capite, nuclei famigliari, famiglie unipersonali, presenza di giovani anziani (terza età ancora attiva), numero di stranieri ecc.

Scelte le sedi di sperimentazioni, saranno organizzati laboratori territoriali dedicati ai singoli Istituti Comprensivi individuati come piloti e finalizzati a realizzare, con la metodologia del service design, il co-design delle nuove opportunità offerte dalla scuola aperta. L’obiettivo di questi laboratori è incrociare le esigenze raccolte con le opportunità che potranno offrire le comunità dei territori: organizzazioni e soggetti giuridici di diversa natura e scopo come enti del terzo settore, associazioni sportive, le parrocchie, ma anche i commercianti e le organizzazioni profit, eventualmente interessate ad azioni di responsabilità sociale. Si dovrà capire cosa vuole dire, concretamente, l’apertura del plesso scolastico nelle ore pomeridiane e come si distribuisce la responsabilità gestionale tra i diversi partecipanti.

La fase si concluderà con la stesura di un accordo di partenariato tra tutti i soggetti che definirà diritti e doveri, obblighi e responsabilità risultati e impatti attesi dal lavoro collaborativo svolto nella diverse fasi. L’Accordo sarà un vero e proprio contratto sul ‘catalogo dell’offerta’ che quella scuola sarà in grado di dare alla comunità di riferimento e grazie al contributo (di competenze, di tempo, di attività ecc.) di quella stessa comunità di riferimento.

Subito dopo la firma del contratto di partenariato partirà la sperimentazione del patto per la scuola aperta. Tutti i soggetti realizzeranno quindi le diverse attività previste in Accordo e terranno monitorato l’andamento delle diverse progettualità. In queste prime sperimentazioni il Comune garantirà un presidio costante e una costante interlocuzione con tutti i soggetti firmatari dell’accordo di partenariato

All’art.80 del proprio Regolamento sulla giustizia urbana e climatica, il Comune di Reggio Emilia ha definito una propria metrica di misurazione degli impatti. Il Bilancio di comunità, così denominato, è infatti un cruscotto costituito da nove dimensioni di policy; rispettivamente: a) l’impatto sul territorio e sul contesto locale e urbano; b) l’impatto ambientale; c) l’impatto economico; d) l’impatto sociosanitario; e) l’impatto educativo, culturale e cognitivo; f) l’impatto sui diritti civili e sociali; g) l’impatto tecnologico e digitale; h) l'impatto istituzionale; i) l’impatto generazionale), da utilizzare per individuare gli indicatori attraverso i quali misurare gli impatti conseguiti dall’azione progettuale collaborativa stabilita nell’accordo di partenariato.
Il progetto inoltre aderisce alla campagna regionale di monitoraggio e fornirà tutti i dati utili e richiesti dalla Regione rispetto alla propria metodologia e indicatori.