Quarta seduta del tavolo presso Municipio di Rio Saliceto - Sala Consiliare / On line con orario stabilito alle ore 20.30 su accordo dei partecipanti in esito alla seconda sessione.
Conferma della composizione: Partner specializzati, Partner supportivi/Utilizzatori qualificati, Partner tecnico con Protocollo di Intesa, reti supportive, Responsabile del Procedimento e tecnici comunali.
Validazione verbale della terza seduta e consolidamento degli strumenti operativi. Approvazione del resoconto della sessione del 5 novembre con ratifica delle decisioni assunte in merito a: articolazione del palinsesto base, impostazione del confronto sui livelli di responsabilità operative ed assicurative, prime indicazioni sul regolamento d'uso. Verifica dello stato di avanzamento delle attività preparatorie assegnate ai partner per la definizione compiuta degli strumenti di gestione condivisa.
Discussione e condivisione del regolamento d'uso del centro. Presentazione della versione aggiornata del regolamento operativo che integra le osservazioni e i contributi emersi nella terza seduta. Approfondimento sui principi fondativi: spazio come bene comune a titolarità pubblica, responsabilità condivisa nella gestione, modalità di accesso regolato e inclusivo, presidio comunitario. Definizione delle procedure operative dettagliate per: sistema di prenotazione centralizzato con visibilità pubblica, criteri di priorità nell'assegnazione degli spazi, protocolli di apertura e chiusura, gestione delle chiavi e controllo accessi. Articolazione dei contributi di cura attraverso: responsabilità diretta nella manutenzione ordinaria, procedure di pulizia post-utilizzo, modalità di partecipazione agli interventi straordinari. Precisazione dei livelli di autonomia operativa (attività autonome, intermedie, complesse) e individuazione delle figure di riferimento necessarie per ciascuna tipologia. Discussione collettiva per la validazione finale del regolamento.
Presentazione del palinsesto completo delle attività per il primo anno di gestione. Illustrazione organica di tutte le attività programmate con evidenziazione di: distribuzione temporale lungo l'anno (calendario mensile), articolazione settimanale degli utilizzi con allocazione degli spazi, equilibrio tra diverse tipologie di offerta (laboratori permanenti, corsi strutturati, eventi occasionali, servizi continuativi, utilizzo civico collettivo). Verifica della copertura dei diversi target di comunità: famiglie con bambini, adolescenti e giovani, adulti, anziani, persone con fragilità, comunità allargata. Presentazione delle sinergie attivate tra partner per attività congiunte o complementari che valorizzino competenze integrate. Mappatura delle fasce di utilizzo libero dello spazio per iniziative spontanee e proposte emergenti dalla comunità. Definizione degli indicatori di monitoraggio per valutare l'efficacia del palinsesto e la capacità di risposta ai bisogni territoriali.
Organizzazione dell'incontro pubblico di presentazione. Definizione della data, della sede e delle modalità organizzative dell'incontro aperto alla cittadinanza per presentare il progetto Nuovo Delfino, illustrare il palinsesto delle attività e le modalità di partecipazione. Articolazione dei contenuti della presentazione pubblica: racconto del processo partecipativo e del percorso di co-progettazione, presentazione dei partner coinvolti e dei loro ruoli, illustrazione del regolamento e delle modalità di accesso, comunicazione del palinsesto e delle opportunità per la comunità. Definizione degli strumenti di comunicazione e coinvolgimento: campagna informativa territoriale, utilizzo della piattaforma digitale PartecipAzioni, canali di comunicazione diretta con le reti associative e i gruppi informali. Individuazione delle modalità per raccogliere contributi e proposte dalla comunità durante e dopo l'incontro pubblico.
Pianificazione delle prossime scadenze e della fase di attuazione. Definizione del cronoprogramma operativo per il passaggio dalla co-progettazione alla gestione attiva del centro: tempistica di predisposizione della convenzione di partenariato, attivazione degli strumenti digitali operativi (calendario condiviso, sistema di prenotazione online), organizzazione della consegna formale degli spazi e delle chiavi, pianificazione delle sessioni di formazione comune per i referenti operativi. Individuazione delle date per: prossima seduta del tavolo (eventuale quinta sessione se necessaria), incontro pubblico, inaugurazione ufficiale del centro, avvio delle attività. Assegnazione dei compiti operativi tra i partner per la fase di avvio: allestimento degli spazi, acquisizione delle dotazioni prioritarie, attivazione delle coperture assicurative, predisposizione dei materiali informativi per l'utenza.
Municipio di Rio Saliceto - Sala consiliare (primo piano)
Piazza G. Carducci, 18 - 42010 Rio Saliceto (RE)
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