Per progettare adeguatamente uno spazio partecipativo è bene porsi alcuni quesiti: quali sono gli obiettivi? quali persone si vogliono coinvolgere? in che modo si vogliono coinvolgere le persone? che tipo di strumenti si vogliono usare?
Nella comunicazione e nell’invito alla partecipazione rivolto alle persone è bene chiarire: obiettivi, modalità, enti e associazioni coinvolte, come verranno comunicati gli esiti, a chi rivolgersi per avere ulteriori informazioni, calendario delle attività, tempi del percorso.
ꕥ Prendere confidenza con PartecipAzioni
- Consultare la cassetta degli attrezzi (Collegamento esterno), i video divulgativi (Collegamento esterno), muoversi sulla piattaforma, cominciare a guardare il manuale (Collegamento esterno)o i video tutorial (Collegamento esterno) per capire di che tipo di strumenti si tratta.
- Analizzare spazi partecipativi esistenti (processi (Collegamento esterno)o spazi di collaborazione (Collegamento esterno)), facendo attenzione alla home page, alle fasi proposte, alle attività partecipative utilizzate.
- Valutare se si tratta di un percorso con un’inizio e una fine definiti e con delle fasi sequenziali da attuale o se invece si ha necessità di uno spazio di confronto ‘permanente’, per capire se si vuole aprire uno spazio di tipo processo o di tipo spazio di collaborazione.
- Se si tratta di un progetto finanziato dal bando partecipazione della Regione Emilia-Romagna, verificare gli impegni minimi da soddisfare in piattaforma. Cominciare a caricare i primi contenuti relativi a tali impegni minimi, senza perdere di vista l'obiettivo di divulgazione e trasparenza nei confronti dei cittadini.
ꕥ Preparare i contenuti
- Compilare la scheda home page (scheda processo (Collegamento esterno) o scheda assemblea (Collegamento esterno)) nell’ottica di invitare alla partecipazione e comunicare le informazioni relative al percorso che si vuole intraprendere. Focalizzarsi sul dare un buon motivo per partecipare e sul dare tutte le informazioni utili alla comprensione del percorso e del contributo che si cerca o dello scambio che si vuole proporre.
- Selezionare l’immagine per il banner dello spazio e per la card di presentazione sintetica.
- Se si tratta di un processo: compilare la scheda fasi (Collegamento esterno), pensando al collegamento tra queste e le attività da proporre on line e off line. Dare a chi legge l’idea della scansione metodologica e temporale, far capire in quali frangenti si è coinvolti attivamente e in quali momenti si verrà informati sul progetto e sui suoi sviluppi ed esiti.
ꕥ Comunicare
- Informarsi sulle modalità migliori per una comunicazione accessibile (Collegamento esterno) a tutte le persone e su come informare le persone riguardo l’impatto sulla loro privacy (Collegamento esterno).
ꕥ Iniziare a gestire il tuo spazio
Lo spazio che amministri viene preparato da una persona con diritti di amministrazione opportuni. Una volta che avrai lo spazio potrai verificare l’efficacia dei contenuti inseriti nelle schede proposte sopra, migliorarli e aggiornare e ampliare lo spazio durante il percorso che rappresenta.
- Verificare l'efficacia di quanto caricato nello spazio, migliorarlo, farlo vedere ad altre persone per un confronto sull'efficacia comunicativa
- Pubblicare lo spazio.
- In caso di processo finanziato dal Bando partecipazione, pensare a come soddisfare gli impegni minimi (Collegamento esterno) richiesti dal bando stesso.
- Preparare la sezione incontri, dove caricare i primi incontri degli organi di progettazione, monitoraggio o regia e, via via che vengono definiti, caricare gli incontri con la cittadinanza già definiti. Pubblicare la sezione e gli incontri.
ꕥ Durante il percorso
- A seguito di ogni incontro, darne conto in piattaforma utilizzando le apposite funzionalità descritte nel manuale e/o nei video tutorial. Si può anche integrare la narrazione del percorso utilizzando lo strumento blog.
- Riflettere sulle attività partecipative da realizzare: con l’aiuto della scheda attività (Collegamento esterno) si può ragionare su quali realizzare on line e quali no, su come ingaggiare le persone e quali siano gli strumenti migliori non solo in base allo scopo, ma anche in base alle caratteristiche delle persone da coinvolgere.
- Preparare, pubblicare a pubblicizzare l’attività partecipativa scelta.
- Raccogliere i dati ed elaborarli (nel forum di supporto si trovano suggerimenti per l’elaborazione dei dati estratti in excel (Collegamento esterno)).
- Applicare i passi precedenti ciclicamente dove opportuno.
ꕥ Quando si tirano le fila
- Preparare una pagina di esiti in cui dare conto di quanto raccolto, di quanto verrà sottoposto ad enti decisori e dell’uso che si farà dei contributi pervenuti. La pubblicazione degli esiti non deve essere una mera azione formale, ma deve essere espressa con contenuti chiari ed efficaci nei confronti della cittadinanza.
- Tenere aggiornato lo spazio con gli impatti anche successivi al completamento delle fasi inizialmente previste (per esempio dare conto della partenza e realizzazione di un progetto urbanistico cui il processo ha contribuito, progetto urbanistico che necessariamente si concluderà tempo dopo la chiusura del confronto partecipativo).
