La fase iniziale si concentra sull’individuazione e attivazione dei portatori di interesse attraverso un approccio metodico e inclusivo. Il processo prevede interviste semi-strutturate con i referenti delle organizzazioni già coinvolte per approfondire aspettative e disponibilità, accompagnate da focus group tematici con categorie specifiche quali formatori, panificatori e volontari delle associazioni sociali. La mappatura collaborativa delle competenze disponibili e delle esigenze formative è supportata da interviste e workshop dedicati alla raccolta del sentiment della comunità allargata.

Il percorso di ascolto approfondisce suggestioni e idee per la gestione del forno attraverso metodologie partecipative strutturate. Attraverso una sessione di storytelling e un laboratorio tematico si raccolgono e valorizzano esperienze pregresse di gestione comunitaria, si esplorano tradizione e innovazione nella panificazione, inclusione sociale attraverso il cibo, formazione e trasmissione di competenze, sostenibilità e gestione delle risorse. Sulla piattaforma PartecipAzioni, un questionario, coinvolge i cittadini e gli abitanti temporanei per accogliere nuove idee e proposte.

È questa la fase di co-progettazione del modello gestionale. Attraverso i laboratori di progettazione partecipata e collaborativa si sperimentano e si definiscono le soluzioni organizzative, le norme per l’utilizzo del Forno di Comunità come i criteri di accesso, le modalità di prenotazione, le regole di sicurezza e igiene, la governance e le modalità di monitoraggio che garantisca la sostenibilità gestionale. Contestualmente si definisce una prima bozza del calendario delle attività formative e delle iniziative aggregative.

La finalizzazione della proposta gestionale avviene attraverso un processo di validazione comunitaria e preparazione della documentazione per l'ente decisore. Una presentazione pubblica delle proposte elaborate permette la raccolta di feedback strutturato dalla comunità, così da poter affinare il documento. Seguirà la redazione del Documento di Proposta Partecipata che recepirà le ultime suggestioni. L'evento finale di consegna simbolica alla comunità e all'ente decisore sancisce la conclusione del processo e l'avvio della fase di implementazione delle proposte elaborate.