Lo sviluppo del progetto è accompagnato da un Tavolo di Negoziazione: una sorta di gruppo-guida composto dalle principali realtà organizzate attive sul territorio, molte delle quali hanno già manifestato il loro interesse in fase di candidatura (accordo formale). Le principali funzioni del Tavolo di negoziazione sono: impostazione del confronto, coordinamento generale, promozione del coinvolgimento.
Il Tavolo di negoziazione si accorda sull’obiettivo della partecipazione. Nelle prime sedute definisce e condivide: il programma delle attività e le regole, la costituzione del Comitato di Garanzia, il coinvolgimento della comunità e le questioni in gioco relative ai temi oggetto del percorso. Nelle sedute successive valuta i contributi emersi dal confronto. Nell’ultima seduta condivide il Documento di proposta partecipata (DocPP).
Il curatore del percorso registra i partecipanti ad inizio seduta e condivide l’ordine del giorno, incoraggia lo sviluppo del confronto tra i partecipanti, propone una sintesi dei contenuti. Sono impiegate tecniche per la gestione dei gruppi con facilitazione verbo-visiva e l’uso di domande guida per stimolare il dialogo. Ogni seduta termina con un verbale di sintesi. In caso di divergenze si usa il “metodo del consenso” con l’obiettivo di giungere ad una decisione consensuale, espressione dell'accordo tra la maggioranza dei partecipanti ma che integri al contempo anche le obiezioni delle minoranze.
Il Comitato di Garanzia è nominato formalmente dal Tavolo di Negoziazione, istituito fin dall’inizio del processo e convocato dal responsabile di progetto. Il Comitato di Garanzia opera in piena autonomia, ha la possibilità di assistere al confronto e di definire il piano di monitoraggio (attività, strumenti, indicatori per le valutazioni ex post) in collaborazione con il Tavolo di Negoziazione.